Datenschutz

Datenschutzbestimmungen VisionGesund (BDSG und DSGVO)

Für VisionGesund hat die Sicherheit und die Geheimhaltung personenbezogener Daten seiner Nutzer oberste Priorität. Daher verpflichtet sich VisionGesund, alle deutschen und europäischen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten einzuhalten.

VisionGesund wendet, wie folgt aufgeführt, eine strenge Datenschutzpolitik an, um die Sicherheit der persönlichen Gesundheitsdaten seiner Nutzer zu gewährleisten:
– Jeder Nutzer verfügt alleinig über seine Daten. VisionGesund kann diese Daten nur zu den im Folgenden aufgeführten Zwecken verarbeiten.
– Die Verarbeitung der Daten erfolgt nachvollziehbar, vertraulich und nach hohen Sicherheitsstandards.
– VisionGesund verpflichtet sich, in Übereinstimmung mit dem am 30. Juni 2017 geänderten Bundesdatenschutzgesetz (im Weiteren “BDSG”) und mit der Datenschutz-Grundverordnung vom 27. April 2016 (im Weiteren „DSGVO“) sowie aller relevanten Änderungen aus dem Jahr 2018, zu einer kontinuierlichen Kontrolle und Verbesserung der bestehenden Datenschutz-Maßnahmen.

GEGENSTAND DER DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN
VisionGesund möchte seine Geschäftspartner*innen und Kunden durch die Datenschutzbestimmung darüber informieren, wie VisionGesund die personenbezogenen Daten, die über die Internetseite https://www.VisionGesund.de gesammelt wurden, schützt.

Diese Datenschutzbestimmungen können geändert, ergänzt oder aktualisiert werden, insbesondere um alle Entwicklungen bei Gesetzen, Vorschriften, Rechtsprechung, Redaktion oder Technik zu beachten. Die personenbezogenen Daten des Nutzers werden jedoch immer nach den zum Zeitpunkt ihrer Erfassung geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt, es sei denn es gilt eine rückwirkende Regel sieht anderes vor.

ERHEBUNG UND HERKUNFT DER DATEN
Alle Daten, die die Nutzer betreffen, werden nur direkt von ihnen erhoben.
Soweit erforderlich, verpflichten wir uns, ihre Einwilligung einzuholen und/oder ihnen zu gestatten, der Verwendung ihrer Daten für bestimmte Zwecke zu widersprechen.
In jedem Fall werden die Nutzer über die Zwecke informiert, wozu ihre Daten von VisionGesund über die verschiedenen Online-Datenerfassungsformulare, oder über unsere Cookies-Verwaltung erhoben werden.

ZWECK DER DATENVERARBEITUNG
Daten, welche über die Website generiert werden
Personenbezogene Daten der Nutzer werden zu folgenden Zwecken gesammelt:
– um dem Nutzer die Navigation auf der Webseite und die Benutzung der Anwendung zu ermöglichen
– um die Navigation auf der Webseite und die Benutzung der Anwendung zu verbessern
– für Prävention und Bekämpfung von Computerbetrug (Spam, Hacking…)

Daten, die aus freien Stücken an Mitarbeitende von VisionGesund weitergegeben werden
(z.B. per Telefonat, E-Mail-Anfragen, Weitergabe von Visitenkarten)
Personenbezogene Daten der Nutzer werden zu folgenden Zwecken gesammelt:
– Kontaktaufnahme zu bestehenden Projekt, sich anbahnenden Projekten, oder nach Projektabschlüssen
– Darüber hinaus werden Daten gespeichert, um bei triftiger Annahme eine Dienstleitung zu bewerben (ausschließlich an Geschäftskunden)

ARTEN DER VERARBEITETEN PERSONENBEZOGENEN DATEN
VisionGesund kann als Auftragsverarbeiter folgende Daten verarbeiten:
– Nachname (und Geburtsname), Vorname, Geburtsdatum
– Telefonnummer
– E-Mail-Adresse
– Postanschrift
– Grund für die Kontaktaufnahme (z.B. Angebotsanforderung)
– Terminverlauf
– Projektinhalte (z.B. Ergebnisprotokolle von Sitzungen)

KEINE WEITERGABE DER PERSONENBEZOGENEN DATEN
Personenbezogene Daten werden unter keinen Umständen, ohne gesonderte Einverständniserklärung, an kommerzielle oder Werbepartner weitergeleitet.
Die personenbezogenen Daten dürfen von VisionGesund und Unterauftragnehmer (freie Mitarbeitende) nur zur Erfüllung in aller Achtung des oben genannten Prinzips Zwecken der Datenschutzbestimmungen verwendet werden.
Alle Mitarbeitende, sowie alle freien Mitarbeitende haben sich schriftlich explizit den Datenschutzbestimmungen des BDSG verpflichtet.

DAUER DER SPEICHERUNG
Daten werden nur solange gespeichert, wie es in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist.

RECHTE DER NUTZER
Immer wenn VisionGesund personenbezogene Daten bearbeitet, trifft VisionGesund alle erforderlichen Maßnahmen, um ihre Genauigkeit und Relevanz gemäß dem Zweck, für den sie erfasst werden, zu gewährleisten.

Gemäß der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
– Recht auf Zugang, Auskunft, (Artikel 15 DSGVO), Berichtigung (Artikel 16 DSGVO), Aktualisieren, Vollständigkeit der Nutzerdaten
– Recht auf Verriegelung oder Löschung der personenbezogenen Daten (Artikel 17 DSGVO), falls diese ungenau, unvollständig, ambivalent, abgelaufen sind oder deren Erhebung, Benutzung,
Mitteilung oder Speicherung verboten ist
– Recht auf jederzeitiges Widerrufen der Einwilligung (Artikel 13-2 DSGVO)
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DSGVO)
– Recht auf Datenübertragbarkeit der vom Nutzer eingegebenen Daten, soweit diese aufgrund eines Vertrages oder einer Einwilligung automatisiert verarbeitet werden (Artikel 20 DSGVO)

Falls der Nutzer wissen möchte, wie VisionGesund seine personenbezogenen Daten verwendet, Einspruch gegen die Verarbeitung einlegen möchte, oder er um eine Berichtigung bitten will, kann er VisionGesund schriftlich unter folgender Adresse kontaktieren:

VisionGesund GmbH
Grüner Weg 12
50825 Köln
Deutschland

oder per E-Mail an datenschutz@visiongesund.de.
In diesem Fall muss der Nutzer die personenbezogenen Daten angeben, die VisionGesund korrigieren, aktualisieren oder löschen soll; dazu muss er sich mit einer Kopie seines Ausweises (Personalausweis oder Reisepass) genau identifizieren. Für die Anträge auf Löschung von personenbezogenen Daten sind die gesetzlichen Verpflichtungen von VisionGesund zur Aufbewahrung oder Archivierung der betroffenen Dokumente zu berücksichtigen.

„COOKIES“ UND TAGS IM INTERNET
„COOKIES“
Ein „Cookie“ ist eine kleine Informationsdatei, die an den Browser des Nutzers geschickt und im Terminal des Nutzers (z.B. PC, Smartphone) gespeichert wird (nachstehend „Cookies“ genannt). Die Datei enthält Informationen wie den Domainnamen des Nutzers, den Internetprovider des Nutzers, das Betriebssystem des Nutzers sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Cookies können keinesfalls das Terminal des Nutzers beschädigen.

VisionGesund kann die Informationen des Nutzers über seinen Besuch der Webseite, die besuchten Seiten, die Nachforschungen verarbeiten. Diese Informationen ermöglichen VisionGesund den Inhalt der Webseite, die Navigation des Nutzers zu verbessern.

Da Cookies das Surfen und/oder die Lieferung der von der Webseite vorgeschlagenen Services erleichtern, kann der Nutzer seinen Browser über das Menü „Einstellungen/Sicherheit“ konfigurieren, damit er entscheiden kann, ob er akzeptieren möchte, dass Cookies im Terminal umfassend oder je nach Absender gespeichert werden oder nicht. Der Nutzer kann seinen Browser auch so konfigurieren, dass ihm punktuell die Zustimmung oder Ablehnung der Cookies vorgeschlagen wird, bevor in seinem Terminal ein Cookie gespeichert werden kann. VisionGesund informiert den Nutzer, dass er in diesem Fall nicht über alle Funktionen seiner Navigationssoftware verfügen kann.

Lehnt der Nutzer die Speicherung von Cookies in seinem Terminal oder Browser ab, ist das Surfen auf der Website von VisionGesund weiterhin uneingeschränkt möglich.
Die Konfiguration für die Verwaltung der Cookies und für die Wahl des Nutzers ist bei jedem Browsers unterschiedlich. Im Hilfemenü des jeweiligen Browsers ist beschrieben, wie der Nutzer seine Wünsche in Bezug auf Cookies ändern kann. Der Nutzer kann jederzeit seine Wünsche und Wahl in Bezug auf Cookies ändern und neu umsetzen.
VisionGesund kann außerdem auf externe Dienstleister zugreifen, um sich bei der Erfassung und Bearbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen Informationen helfen zu lassen.

Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien (Tracking-Pixel, Web-Beacons etc.) und diesbezüglicher Einwilligungen setzen wir das Consent Tool „Real Cookie Banner“ ein. Details zur Funktionsweise von „Real Cookie Banner“ findest du unter https://devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung/.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien und der diesbezüglichen Einwilligungen.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder vertraglich vorgeschrieben noch für den Abschluss eines Vertrages notwendig. Du bist nicht verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn du die personenbezogenen Daten nicht bereitstellst, können wir deine Einwilligungen nicht verwalten.

MICROSOFT CLARITY

Wir verwenden auf unserer Website den Webanalysedienst „Microsoft Clarity“ der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Clarity ermöglicht uns die statistische Auswertung der Nutzung unserer Website (z. B. Mausbewegungen, Klicks, Scrollverhalten). Hierfür werden Cookies eingesetzt. Die durch Clarity erhobenen Informationen werden an Microsoft übermittelt und dort gespeichert.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von Clarity ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ihre Auswahl/Ablehnung geben Sie über unser Consent Tool „Real Cookie Banner“.

Es kann zu einer Übermittlung von Daten in die USA kommen. Microsoft hat sich zur Einhaltung der EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft Clarity finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

SICHERHEIT
VisionGesund richtet alle technischen und organisatorischen Maßnahmen darauf aus, die sichere und geschützte Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
In diesem Zusammenhang trifft VisionGesund alle notwendigen Vorkehrungen hinsichtlich der Art der Daten und der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten und insbesondere zu verhindern, dass sie verfälscht, beschädigt oder unbefugten Dritten zugänglich gemacht werden.

WIE SIE UNS KONTAKTIEREN KÖNNEN
Wenn der Nutzer Fragen oder Reklamationen zur Einhaltung dieser Datenschutzbestimmungen durch VisionGesund hat, oder wenn der Nutzer VisionGesund Empfehlungen oder Kommentare zur Verbesserung der Qualität dieser Datenschutzbestimmungen machen möchte, kann er VisionGesund schriftlich unter folgender Anschrift kontaktieren:

VisionGesund GmbH
Grüner Weg 12
50825 Köln
Deutschland

oder per E-Mail an lukas.loewe@visiongesund.de 

Leitfaden Datenschutz und Qualitätssicherung bei Mitarbeitendenbefragung für teilnehmende Personen

VisionGesund Gesellschaft für betriebliches Gesundheitsmanagement mbH

Köln, Juli 2025

Angaben zur Durchführung

Für die Durchführung von Befragungen hat sich die VisionGesund den folgenden Qualitätsstandards und Datenschutzobliegenheiten verpflichtet.

1. Qualitätsstandards für Befragungsprojekte

Die Durchführung und Auswertung von Mitarbeitendenbefragungen durch VisionGesund orientiert sich insbesondere an folgenden Qualitätsstandards:

• Standards für Qualitätssicherung des ADM
• Richtlinie für Befragungen (Zusammenarbeit von ADM, ASI, BVM und DGOF)

2. Sicherung der Anonymität

VisionGesund hat sich den Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch im Hinblick auf Befragungsprojekte verpflichtet. Das Anliegen ist es, den Schutz und die Anonymität der erhobenen Daten zu gewährleisten. Im Sinne der beiden Rechtsnormen werden Teilnehmer:innen einer Befragung durch die Datenerhebung nicht in ihrem Persönlichkeitsrecht eingeschränkt. Folgende Punkte werden deshalb bei der Datenerhebung und -verarbeitung berücksichtigt:

Datenaufnahme

Bei Mitarbeitendenbefragungen und Evaluationsmaßnahmen garantiert VisionGesund den Mitarbeiter:innen vollständige Anonymität. Personenbezogene Daten, wie z. B. Name, Vorname, E-Mail-Adresse werden bewusst nicht erhoben, um einen späteren Rückschluss auf personenbezogene Einzeldaten zu vermeiden und die Datensicherheit zu gewährleisten. Zudem weist VisionGesund ausdrücklich darauf hin, dass Teilnehmer:innen von Befragungen alle Daten auf freiwilliger Basis abgeben und keinerlei externen Zwängen unterliegen. Auch pseudonyme Daten werden nicht erhoben (hier insbesondere: IP-Adresse und Cookies bei Online-Umfragen, näheres im folgenden Kapitel Datenschutz der Plattformen für Online-Umfragen).

Erhebung soziodemographischer Merkmale

Im Rahmen der von VisionGesund durchgeführten Mitarbeitendenbefragungen werden nur dann soziodemographische Merkmale abgefragt, wenn Sie dem Ziel der Befragung dienen. Dies muss vom Auftraggeber explizit angefordert werden. Mithilfe dieser Variablen ist es möglich, Sachverhalte für bestimmte Zielgruppen spezifisch aufzudecken (Zielgruppenspezifität). Um die Anonymität zu gewährleisten, werden daher:

• Namen und Adressen grundsätzlich nicht erhoben.
• Personenmerkmale wie Alter oder Geschlecht regelmäßig nicht erhoben, außer der/die Auftraggeber:in wünscht dies explizit.

Dann gilt: Auswertungen nach Alter und Geschlecht werden nicht mit weiteren demographischen Merkmalen zusammen ausgewertet (Kreuzauswertung), um die Anonymität zu wahren und Ergebnisse höchstens auf ein Merkmal zusammenzufassen.

• Nur die für die Zielsetzung der Befragung notwendigen soziodemographischen Variablen abgefragt (so viele wie nötig, so wenig wie möglich, z. B. hauptsächlicher Tätigkeitsbereich oder Standort).

 Zugang zur Online-Befragung

Der anonymisierte Zugang zu Online-Befragungen wird durch Rubbelkarten mit Zugangscodes gewährleistet. Hierzu lässt VisionGesund Rubbelkarten mit vierstelligen Zugangscodes produzieren (Zahlen- und/oder Buchstabenkombination), die durch den/die Auftraggeber:in an die Mitarbeiter:innen verteilt werden. Nur mit gültigem Zugangscode kann an der Befragung teilgenommen werden. Dabei ist der Code so lange nicht sichtbar, bis er von den Mitarbeiter:innen zur eigenen Verwendung freigerubbelt wird. VisionGesund und Auftraggeber:in können die Codes keiner Person zuordnen und können keinen Einfluss darauf nehmen, wer welchen Code bekommt (doppelblinde Zuordnung). Darüber hinaus kann eine anonyme Zuordnung von Dummy-E-Mail-Adressen zum Versand der Zugangscodes genutzt werden: Hierzu müssen durch den/die Auftraggeber:in randomisierte, pseudonyme E-Mail-Adressen erzeugt und VisionGesund in einfacher tabellarischer Form zur Verfügung gestellt werden. VisionGesund erstellt anschließend zufallsgenerierte Zugangscodes, welche per Serienbrieffunktion über die E-Mail-Dummys an die Teilnehmer:innen versandt werden.

Werden Zugangscodes per EXCEL-Liste bereitgestellt, wird sichergestellt, dass durch den/die Auftraggeber:in eine interne Verteilung der Codes erfolgt, ohne dass VisionGesund darüber in Kenntnis gesetzt wird, welche Person welchen Code erhält. Durch die Trennung dieser Informationen bleibt die Anonymität erhalten.

Nutzung der Daten

Erhobene Angaben werden ausschließlich zur Auswertung des Fragebogens genutzt. Die Daten des Fragebogens sind alleinig durch die Projektmitarbeiter:innen von VisionGesund einsehbar und bearbeitbar. Erhebung, Einsicht und Nutzung der Daten richten sich dabei nach Art. 5, 24, 29 und 32 DSGVO. Das Datengeheimnis wird zu jeder Zeit gewahrt.

Auswertung der Daten

Alle erhobenen Daten werden ausschließlich anonymisiert und in zusammengefasster Form ausgewertet und statistisch dargestellt. Die Ergebnisse werden so ausgewertet, dass sie einen Rückschluss auf einzelne Personen nicht zulassen. Es werden keine Auswertungen von Bereichen insgesamt oder Fragen im Speziellen vorgenommen, solange die Fallzahl n<5 beträgt. Die Größe des n wird maßgeblich durch den/die Auftraggeber:in bestimmt und kann nach oben angepasst werden (z. B. kleinstes n=10). Beispiele zur Verdeutlichung: Sollten nur n=3 Teilnehmer:innen sich dem Tätigkeitsbereich A zuordnen, wird Tätigkeitsbereich A nicht separat ausgewertet. Sollten sich insgesamt 5 Personen dem Tätigkeitsbereich A zuordnen, einzelne Fragen jedoch nicht von allen Teilnehmer:innen beantwortet werden, entfällt die Auswertung für diese einzelnen Fragen.

Auskunft, Sperrung oder Löschung Ihrer Daten

VisionGesund hat keine Möglichkeit, erhobene Daten zurückzuverfolgen, daher ist es VisionGesund im Nachgang auch nicht möglich, Auskunft über die erhobenen Daten zu erteilen, diese zu sperren oder personenbezogen zu löschen.

Löschung des Datensatzes

Der Datensatz wird zur Auswertung verschlüsselt auf den Datenträgern von VisionGesund gespeichert. Auf Verlangen des/der Auftraggeber:in erfolgt eine Löschung aller Rohdatensätze aus der Mitarbeitendenbefragung nach Abschluss des vereinbarten Projektzeitraums die projektverantwortlichen Mitarbeitenden.

Die Ergebnisberichte werden verschlüsselt auf den Datenträgern von VisionGesund archiviert. Spätestens mit Beendigung der vertraglichen Leistungsvereinbarung mit dem/der Auftraggeber:in wird der gesamte weitere Datensatz nach vorheriger Zustimmung des/der Auftraggeber:in datenschutzgerecht vernichtet. Auf Wunsch des/der Auftraggeber:in kann eine Kopie der Daten durch VisionGesund für den Fall einer Folgebeauftragung weiterhin digital archiviert werden.

 3. Qualitätssicherung bei Befragungsprojekten

Äußere Form des Fragebogens (Online und Papier)

Bei der Erstellung des Fragebogens wird auf ein verständliches Layout Wert gelegt. Dies bezieht sowohl die Gestaltung bzw. Darstellung der Frage als auch die Anzahl der Fragen pro Seite mit ein. Bei Online-Befragungen kann der Fragebogen in Bezug auf die Barrierefreiheit für Screenreader-Lösungen optimiert werden, sofern von dem/der Auftraggeber:in gewünscht. Hier beträgt die maximale Anzahl zwei Fragen je Seite. Bei Papier- und Stiftbefragungen wird ebenfalls auf eine angemessene Zahl an Fragen pro Seite geachtet. Ferner wird ein hoher Kontrast in der Darstellung gewählt.

Pre-Test Fragebogen

Findet Anwendung, wenn ein individueller bzw. individuell modifizierter Fragebogen zusammengestellt wird.

Nach der Erstgestaltung des Fragebogens wird ein Pre-Test durchgeführt, um die Richtigkeit des Fragebogens zu testen und mögliche Verbesserungsvorschläge einzuarbeiten. Hierzu erhält der/die Auftraggeber:in einen Link, der ihn zur Online-Befragung weiterleitet, oder ihm wird, im Falle einer Papier- und Stiftbefragung, einen Testbogen zugesandt.

Beim Pre-Test hat der/die Auftraggeber:in die Möglichkeit, Anmerkungen zu jeder einzelnen Frage anzugeben. Ferner können Rückmeldungen zu der Schriftgröße, dem Farbschema oder dem Fragenlayout gegeben werden. Im Anschluss werden die Anmerkungen von VisionGesund eingearbeitet und der Fragebogen zur finalen Freigabe an den/die Auftraggeber:in gesendet.

Rücklaufkontrolle

In Bezug auf den Rücklauf der Befragung findet eine tägliche Kontrolle der aktuell abgeschlossenen Interviews statt. Nach Abschluss jeder Woche des Befragungszeitraums informiert VisionGesund den/die Auftraggeber:in über die aktuelle Rücklaufquote. Sollte die Rücklaufquote geringer als 50 % ausfallen, so empfiehlt VisionGesund erneute Maßnahmen zur Steigerung der Teilnahme an der Befragung.

Information der Mitarbeiter:innen

Vorbereitende und begleitende Informationen an die Mitarbeiter:innen (d. h. Informationen zum Ziel der Befragung, Hinweise auf die Freiwilligkeit, Informationen zur Wahrung der Anonymität und des Datenschutzes, Benennung von Ansprechpartnern für Rückfragen oder bei technischen Schwierigkeiten) erfolgen durch den/die Auftraggeber:in. Hierbei steht VisionGesund unterstützend zur Seite.

Darüber hinaus kann sich VisionGesund im Rahmen der Auftaktveranstaltung für die Mitarbeitenden persönlich vorstellen. Dies ist vorab zu vereinbaren.

Support bei Befragungen

Vorab, während sowie im Nachgang der Befragung bietet VisionGesund den Teilnehmer:innen Hilfe und Unterstützung an. Auf diesen Support wird in Absprache zusätzlich zum Fragebogen auch in Informationsschreiben an die Mitarbeiter:innen hingewiesen.

Qualitätsprozess während E-Mail-Kontakt

Im Rahmen von Mitarbeitendenbefragungen richtet VisionGesund eine spezifische E-Mail-Adresse für die Befragung ein. Dadurch stellt VisionGesund sicher, dass ein:e Ansprechpartner:in genannt wird und zur Verfügung steht. Der Kontakt mit Teilnehmer:innen erfolgt über diese E-Mail-Adresse in folgenden Schritten:

Tabelle 1: Übersicht der einzelnen Prozessschritte bei E-Mail-Kontakt

4. Datenanalyse

Die erhobenen Rohdaten werden auf Vollständigkeit und Validität überprüft. Der Datensatz wird entsprechend der nachfolgenden Schritte um Ausreißer und Verzerrungspotentiale bereinigt.

Prüfung auf Vollständigkeit und Validität

Es ist möglich, dass Mitarbeiter:innen den Fragebogen nur teilweise beantworten bzw. Fragen mit einer Ausweichoption („keine Angabe“) beantworten. In diesem Fall erfolgt eine fallweise Bereinigung, wenn der Datensatz dadurch unvollständig wird. Datensätze werden als unvollständig eingestuft, sofern weniger als 50 % der Fragen beantwortet wurden oder wenn mehr als 50 % der Fragen mit der Ausweichoption („keine Angabe“) beantwortet wurden. Freiwillige Angaben werden bei diesem Orientierungswert nicht berücksichtigt.

Es ist ferner denkbar, dass Mitarbeiter:innen die Befragung nur oberflächlich durchklicken, ohne die Fragen zu lesen und entsprechend zu beantworten. Grundsätzlich werden deshalb alle Fälle mit doppelter Beantwortungsgeschwindigkeit – gemessen an der durchschnittlichen Beantwortungsdauer aller Fälle – von der Auswertung ausgeschlossen. In diesen Fällen ist anzunehmen, dass die Fragen nicht gelesen wurden.

Häufigkeitsverteilung (numerisch und prozentual)

Um einen ersten Aufschluss über die Ergebnisse der Online-Befragung zu bekommen, werden deskriptive Häufigkeitsverteilungen angeführt. Diese ermöglichen es, erste Trends der Teilnahme und Ergebnisse in Bezug auf relevante Faktoren (Standort, Abteilung, Tätigkeitsbereich u. a.) abzuleiten.

Berechnung der Mittelwerte inklusive Standardabweichung

Ziel der Datenauswertung ist es unter anderem, Unterschiede in den Skalen und Items festzustellen. Hierzu wird zunächst das arithmetische Mittel zu allen Skalen und Items berechnet sowie die jeweilige Standardabweichung überprüft.

Die folgende Tabelle fasst die möglichen statistischen Tests übersichtlich zusammen:

Tabelle 2: Mögliche statistische Test bei Befragungsprojekten

 5. Datenanalyse bei Screening-Verfahren/Grobanalyse

Für Screening-Verfahren/Grobanalysen gilt ein in Teilen abweichendes Vorgehen gegenüber den Ausführungen in Kapitel 1.4 Datenanalyse. Ziel eines Screening-Verfahrens/der Grobanalyse ist die Identifikation belastender Faktoren (Fragen) in einzelnen Gruppen (z. B. Analysebereiche). Ursachen hierzu werden regelmäßig im anschließenden Follow-Up Prozess, bestehend aus einem Workshop zur Feinanalyse und einem Workshop zu Maßnahmenplanung, herausgearbeitet.

Prüfung auf Vollständigkeit und Validität

Vollständigkeit und Validität werden entsprechend den Ausführungen im vorangegangenen Kapitel überprüft (Kapitel 1.4 Datenanalyse).

Häufigkeitsverteilung (numerisch und prozentual)

Im Screening werden – je nach Auftrag – absolute und relative Teilnahmedaten einzelner Tätigkeitsbereiche erhoben. Soziodemographische Daten werden nicht regelmäßig erhoben, wodurch keine diesbezüglichen Häufigkeitsverteilungen ermittelt werden. Ausnahmen werden explizit mit dem/der Auftraggeber:in abgestimmt. Zusätzlich wird die Anzahl der beantworteten Fragen insgesamt bzw. die Anzahl der ausgewählten Ausweichoptionen im Fragebogen („keine Angabe“) bezogen auf die einzelnen Fragen ermittelt und ausgewiesen. Entsteht hierdurch ein verwertbare Antwortzahl von n<5 wird die Frage nicht weiter ausgewertet.

Berechnung der Mittelwerte inklusive Standardabweichung

Im Screening-Verfahren/der Grobanalyse sollen besonders belastende Faktoren (Fragen) herausgearbeitet werden. Zu diesem Zweck werden die Antwortmöglichkeiten mit Punktwerten versehen (z. B. „Nein, gar nicht“=1 Punkt, „Ja, genau“=5 Punkte). Aus diesen Punktwerten wird ein Mittelwert errechnet. Regelmäßig gilt: Je höher der Wert, desto besser wurde die Frage insgesamt beantwortet und desto geringer erscheint die daraus resultierende Belastung insgesamt in der betrachteten Population. Invertierte Fragen, also Fragen mit umgekehrter Antwortskale, werden bei der Berechnung des Mittelwerts entsprechend berücksichtigt. Die errechneten Mittelwerte dienen dem Vergleich der Fragen zueinander und der Identifikation von Belastungsschwerpunkten, die als Grundlage für den Follow-Up Prozess dienen.

6. FAQ

Welche Daten werden erhoben?

Es werden ausschließlich Daten erhoben, die der inhaltlichen Auswertung der Umfrage dienen.

Können Eingaben zurückverfolgt werden?

Nein. Es werden keine Daten erhoben – weder inhaltlich noch formal –, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen.

Wie wird die Anonymität technisch gesichert?

Es werden keine IP-Adresse gespeichert. So bleiben alle Daten auch technisch anonym. Zudem wir nur ein einziger Cookie gespeichert, der sogenannte Session-Cookie. Dieser gewährleistet, dass die bearbeitenden Person aus der Befragung ausgeloggt wird, sobald die Personen den eigenen Browser schließt. Damit stärkt dieser Cookie den Datenschutz.

Auf welchen Servern werden die Daten erhoben?

Die Daten werden auf den virtuellen Servern der VisionGesund GmbH erhoben. Betreiber des Servers ist die Microsoft Corporation.

Wem gehören die Server?

Die Server werden im Rechenzentrum der Microsoft Corporation betrieben.

Wo stehen die Server?

Die Server stehen in der Europäischen Union.

Wer betreibt die Server?

Der technische Betrieb wird von die InterNetWire Communications GmbH durchgeführt.

Wer hat Zugriff auf die Daten?

Ausschließlich die VisionGesund GmbH (nur projektverantwortliche Mitarbeiter:innen).

In welcher Form werden die Daten gespeichert?

Der Rohdatensatz der Umfrageergebnisse wird temporär und ausschließlich zur Auswertung auf dem lokalen Datenträger der VisionGesund GmbH gespeichert. Die Auswertung erfolgt über eine Vision-Gesund eigene Software-Lösung, welche die Serverstrukturen von Microsoft Azure nutzt. Die Auswertungsergebnisse werden hier temporär und ausschließlich zur Berichterstellung gespeichert. Die Ergebnisse werden anschließend auf den VisionGesund eigenen Servern gespeichert, bis sie dem/der Kund:in übergeben werden. Unter Rücksprache mit dem/der Auftraggeber:in können digitale Kopien von Ergebnisberichten archi-viert werden.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Im Rahmen der Beratungsverträge ist geregelt, dass der bereinigte Rohdatensatz automatisch in pseudonymisierter Form in die Benchmark-Datenbank von VisionGesund als pseudonymisierter Datensatz integriert werden. Über einen automatisch generierten Hash-Wert kann der pseudonymisierte Datensatz für den sogenannten historischen Benchmark entschlüsselt und nutzbar gemacht werden.

Mit Beendigung des Beratungsvertrags werden die Projektdaten aus dem Befragungssystem – mit Ausnahme der o.g. Benchmark-Datenbank – gelöscht. D.h. der gespeicherte Rohdatensatz wird nach abgeschlossenem Projektzeitraum von der Projektleitung vom Datenträger der VisionGesund GmbH vollständig gelöscht, ebenso erfolgt eine Löschung des Datensatzes in Azure nach Projektende. Die Löschung von Ergebnisberichten erfolgt in Abstimmung mit dem Auftraggeberin.

Wer ist für die Datenvernichtung verantwortlich?

Wird die Löschung von Datensätzen im Beratungsvertrag vereinbart, so wird die Löschung der Datensätze inkl. Dokumentation durch die VisionGesund GmbH durchgeführt.

7. Fragen und Hinweise
Wenn Ihnen Teile des Leitfaden Datenschutz und Qualitätssicherung bei Mitarbeitendenbefragung für teilnehmende Personen unklar sind, Sie konkrete Fragen oder Hinweise haben, können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Lukas Loewe, wenden. Sie erreichen uns schriftlich unter
VisionGesund Gesellschaft für betriebliches Gesundheitsmanagement mbH, Grüner Weg 12, 50825 Köln,
oder per Mail unter info@visiongesund.de.